Uma das principais dificuldades do profissional da área da saúde é implementar processos e todas as tarefas que estão associadas a eles. Por exemplo: liderança, funções da secretária, controle de fluxo de caixa, atendimentos, pagamentos e por aí vai.
No texto de hoje, vamos fazer um passo a passo para você estruturar os processos do seu consultório ou clínica.
Preparados? Pode pegar seu tablet ou um papel e uma caneta, pois você irá precisar.
1 – Mapeamento das rotinas
Mais importante do que sair fazendo, é entender e mapear todas as rotinas que envolvem o consultório, desde a chegada do paciente, percorrendo o atendimento, recepção (e os “mimos” ofertados ao paciente), a consulta, procedimentos, cobrança, agendamento de retorno e acompanhamento do paciente.
Além disso, tem também as rotinas dos materiais do consultório: tanto de limpeza como materiais para as consultas e procedimentos (se houver).
2 – Definição de Funções
Após mapear todas as rotinas, é preciso decidir quem irá conduzir cada uma delas. Quais serão as responsabilidades da secretária, da assistente e as suas? Lembre-se que você deve focar em atender o paciente e oferecer o melhor serviço possível, sem estar preocupado com todo o resto.
Um bom líder, sabe delegar, treinar e cobrar cada pessoa da sua equipe, mesmo ela sendo composta por você e sua secretária
3 – Treinamento
Lembra do ditado: “Ninguém nasce sabendo”? Pois bem, ele se torna cada vez mais forte quando nós sabemos muito de tudo e queremos que a outra pessoa domine na mesma velocidade e intensidade que nós.
Ao longo dos anos, percebemos que há um gargalo no treinamento das secretárias sobre controle financeiro e também acompanhamento e agendamento de retornos. Portanto, dedique um tempo na semana para observar o trabalho da sua equipe, oferecer ajuda, acompanhar e também cobrar o que já foi ensinado e falado.
4 – Acompanhamento
Depois que você executou os 3 passos acima, não acredite que tudo irá fluir perfeitamente e para sempre. Ao decidir ter seu consultório, você passou para o nicho de empreendedores e, portanto, precisa dedicar um tempo à sua empresa e seu time.
Agende reunião semanal com as pessoas que trabalham com você e sempre tenha uma pauta do que será conversado nessas reuniões: análises de fechamento semanal, casos de clientes, pontos e sugestões de melhorias, etc. Essas são algumas pautas importantes.
Esses são 4 passos iniciais e fundamentais para começar a organizar os processos no seu consultório, ter controle financeiro e prosperar.
Se você acredita que precisa de ajuda em alguma ou em todas essas etapas, conte com a Doc, somos seu Concierge financeiro e estamos aqui para te auxiliar.
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